Дайджест Цифрової Трансформації – січень 2026 

Вітаємо! Це перший регулярний дайджест від підрозділу KSE, що має дещо довгу назву Відділ трансформації процесів і цифрових рішень.

KSE продовжує швидко зростати: стає більше співробітників, більше студентів та навчальних програм, ініціатив, напрямів роботи й проєктів. Такий ріст потребує постійної роботи над розумінням того, як саме працюють наші процеси, і їх поступового вдосконалення — як на організаційному, так і на технічному рівні. У цьому щомісячному дайджесті команда Відділу цифрової трансформації ділитиметься тим, над чим ми зараз працюємо і що плануємо далі, щоб було зрозуміло, як ці зміни впливають на щоденну роботу в KSE.

Далі детальніше про наші поточні проекти

Новий пайплайн відеообробки

Зараз в KSE щодня відбувається біля ста занять, дві третини з яких записується на відео та викладається на YouTube для перегляду студентами. Цей процес включає в себе багато ручних операцій - кожне відео вивантажується вручну з FTP, редагується (довжина, рівень звуку), змінюється формат, завантажується на YouTube та Moodle. Через те що ці обовʼязки розділені між декількома людьми і синхронізація відбувається через гугл-таблиці втрачається багато часу та від моменту проведення пари до появи посилання в курсі можуть проходити дні, не кажучи про те що це в принципі велика кількість механічної, повторюваної роботи.

Протягом листопада та грудня разом із командою студентів тривала розробка повністю автоматизованої системи, яка повинна взяти на себе весь шлях від появи нового відео з камери аудиторії до лінка на Moodle без ручного втручання. Це робиться на основі платформи Airflow і ціллю є досягнення швидкості в годину-дві між закінченням пари та появою обробленого відео на Moodle.

Станом на зараз система тестується і ми плануємо провести поступове впровадження протягом січня, обробляючи все більше відео з занять.

Закупівлі

Першим проектом Офісу що повноцінно виходить за межі Університету є вдосконалення процесу закупівель. Ми провели серію зустрічей з залученими сторонами (ініціатори, закупівельники, фінансовий відділ, бухгалтерія), результатом яких став опис наявного процесу разом із побажаннями та болями різних сторін. Довгий список від нерозуміння поточного статусу закупівлі від ініціаторів до довгих погоджень в eDocs, необхідності дублювати інформацію на різних етапах чи довго визначати кому належить "залетівший" в eDocs акт та багато іншого.

В цей дайджест ми поки не включаємо детальний опис наших пропозицій та змін до наявного процесу оскільки ми ще на фінальному етапі погодження їх з залученими сторонами, але можна сказати що вони включають як технічні (про інструменти та сервіси) моменти так і організаційні. Ми плануємо в січні перейти до стадії розробки та пробного впровадження, тому більше деталей буле вже в наступному звіті.

Генерація розкладу

Питання розкладу лишається запитом №1 від студентів і цієї зими ми зробили значні зміни в систему підготовки розкладу.

З технічної точки зору ми прагнемо постійно зменшувати кількість механічної ручної роботи по копіюванню даних між табличками чи їх агрегації, і якщо раніше при підготовці розкладу було необхідно підготувати вручну дані у певному форматі для генератора (що включають в себе майбутні курси, викладачів, групи і так далі), то цього разу завдяки тому що все більше даних переноситься з різних табличок до KSE Hub, генератор розкладу вже міг самостійно за допомогою API стягнути всю необхідну інформацію. Крім того, слоти доступності викладачів тепер повноцінно інтегровані в KSE Hub та розклад, і при спробі перенесення чи призначення певної пари виводяться попередження стосовно доступності викладача в цей час, кількості накладок у студентів та розміру аудиторії.

Організаційно ми провели запис на дисципліни у дві хвилі - на першій студенти повинні були обрати предмети що їм цікаві без наявного розкладу, а в другій дозаписатися на інші предмети вже маючи наявний розклад. Це дозволяє нам як краще згенерувати розклад (спираючись на справжні вподобання, а не наші припущення куди більше людей запишеться), а також більш справедливо оцінити якість розкладу, бо ми можемо оцінювати яку реальну кількість накладок пар чи великих пропусків ми парами ми генеруємо при заданих студентьских запитах.

На наступну ітерацію лишається багато роботи - потрібно повноцінно інтегрувати збір слотів викладачів з нагадуваннями та повідомленнями про готовий розклад, навчити генератор перекидувати студентів між підгрупами якщо це пр

Старт роботи над спільним Service Desk

Всередині KSE існує цілка низка можливих запитів між відділами і для цього використовуються дуже різні інструменти: AirTable, OfficeAMP, гуглформи, мейли та прямі повідомлення в слак тощо. В середньостроковій перспективі ми би хотіли як мінімум зменшити кількість шляхів якими подаються ці запити та надати колегам зрозумілу "точку входу" в сервіси KSE із зрозумілою навігацією де можна було б в одному місці дивитись поточний статус своїх заявок та лишати нові без необхідності точно знати кому особисто в якій ситуації варто писати, при чому в такому вигляді щоб лишався вибір зручного способу взаємодії як пошта, сайт чи слек. Станом на зараз ця робота в початковій фазі і ми тільки тестуємо для внутрішнього використання у відділі власного бота @KSE Support що підвʼязаний до спільного сервіс-деску, але плануємо поступово приєднувати до нього більше внутрішніх сервісів.

Якщо у вас є побажання що ви би хотіли бачити всередині такого бота - пишіть 

Міграція з АСУ

АСУ - програмне забезпечення для управління університетськими процесами яке використовується в KSE з 2023 року.

Ми продовжуємо наш запланований перехід з використання АСУ на нашу власну розробку - KSE Hub. На січень та лютий у нас заплановано розробку модуля який має закрити потреби наших короткострокових програм - першими в цьому будуть програми Центру Вдосконалення Закупівель. Крім того:

1. Переносимо функціонал генерування університетських наказів (відрахування, академвідпустки) з інтеграцією з eDocs;
2. Займаємося перенесенням контрактів та договорів студентів 3-4 курсів, по яким починався вестись облік в АСУ;

Станом на початок січня у новому договорі ми зменшуємо обсяг використання АСУ приблизно в 4 рази порівняно з минулим роком та ставимо за ціль повністю завершити міграцію до кінця другого терму навчального року.

Реалізація

Строго кажучи, реалізація — це фіксація факту надання освітніх послуг та визнання доходу.

Протягом листопада-грудня ми провели роботу над автоматизацією процесу формування реалізації для передачі даних в 1С. Було проаналізовано поточний процес формування реалізації в АСУ та виявлено ключові проблеми: складність розрахунків для студентів зі змінами статусу протягом терму, дублювання інформації про таких студентів в реалізації за різні періоди, неправильне визначення періоду надання послуг, неконсистентність інформації між документом для підпису та даними, що передавалися у фінансову систему обліку.

При генеруванні реалізації в KSE Hub ми використали один алгоритм розрахунків та одне джерело інформації, що усуває невідповідності між Інформаційною довідкою та даними в 1С. Також покращено шаблон довідки для кращого розуміння та виправлено потенційно помилкові моменти. В процесі тестування виявлено та виправлено багато помилок, пов’язаних з актуалізацією даних, що дозволило провести реалізацію майже без помилок. Перенесення решти договорів з АСУ дозволить повністю генерувати реалізацію в KSE Hub і спростить роботу бухгалтерії та SSO.

Робота над KSE Hub

Крім перенесення функціоналу АСУ та роботи над розкладом триває робота над іншими речами для KSE Hub:

1. Державні гранти: можливість генерувати додатки до договорів що стосуються державних грантів та змінювати відповідно до них очікувані графіки платежів;
2. Синхронізація оплат з 1С: хоча більшість студентів оплачує навчання за допомогою інтегрованої в сервіс кнопки оплати через Portmone, частина сплачує напряму по реквізитам. Синхронізація з 1С дозволяє "підтягувати"" в персональний кабінет ці платежі та помічати виконаними;
3. Покращено студентську сторінку вибору дисциплін з додаванням фільтрів та більше інформації про викладачів курсу, організаторів ("оунерів")
4. Додано повноцінну підтримку двох викладачів для груп на курсах;

...А також:

1. Допомогли налаштувати оплати для підготовчих курсів через Портмоне;
2.  Продовжуємо роботу над розвитом CRM Zoho - додано нові модулі та аналітику для профтеху;
3. У нас є відкрита вакансія для ще одного Бізнес-аналітика!

Якщо ви би хотіли дізнатися детальніше про ці проєкти чи маєте запити чи побажання - пишіть на пошту digitaloffice@kse.org.ua